Privacyverklaring

AdvisorLoop wordt aangeboden door Loop Group V.O.F.. Voor de verwerkingen die in deze verklaring als “onze eigen verwerkingen” zijn aangemerkt, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Dienst

AdvisorLoop

Aanbieder

Loop Group V.O.F.

Rechtsvorm

Vennootschap onder firma (V.O.F.)

Adres

Schepenstraat 6

5531 GT Bladel

Land

Nederland

KvK-nummer

98735640

Btw-identificatienummer

NL868621250B01

Contact

hello@loopgroup.nl

Deze verklaring geldt voor drie groepen:

• Bezoekers van onze publieke website.
• Gebruikers van AdvisorLoop: adviseurs en hun collega’s die met een account werken.
• Respondenten: contactpersonen van een klantorganisatie die een vragenlijst invullen via een persoonlijke link, zonder account.

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, rol binnen een organisatie en het moment van de laatste aanmelding.
• Organisatiegegevens: naam van de organisatie, leden, rollen en de modules die voor die organisatie beschikbaar zijn.
• Klant- en contactgegevens die een adviseur vastlegt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en eigen notities.
• Inhoud van adviestrajecten: trajecten, sessies, vragenlijsten, ingevulde antwoorden, analyses, financiële uitgangsgegevens, verbeteracties, KPI’s en metingen.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: technische logboeken die nodig zijn om de dienst te laten werken en misbruik te herkennen.

Antwoorden op vragenlijsten zijn vrije tekst. Wat daarin staat bepaalt de adviseur en de respondent; daar kunnen ook gevoelige bedrijfs- of persoonsgegevens in terechtkomen. Wij vragen daar niet actief om.

Accountgegevens zijn noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren: zonder naam, e-mailadres en wachtwoord kan er geen account worden aangemaakt en is aanmelden niet mogelijk. Het invullen van een vragenlijst is niet wettelijk verplicht; wie dat niet doet, kan alleen niet in het adviestraject worden meegenomen. Verstrekt u ons verder niets, dan heeft dat geen andere gevolgen voor u.

• Toegang geven tot de dienst en accounts en rollen beheren.
• De functionaliteit leveren: trajecten, sessies, vragenlijsten, analyses en de Bedrijfsprestatiescan.
• Vragenlijsten uitzetten bij contactpersonen en ingevulde antwoorden koppelen aan het juiste dossier.
• De dienst beveiligen, storingen onderzoeken en misbruik voorkomen.
• Contact opnemen over de dienst, bijvoorbeeld bij een uitnodiging of een wachtwoordherstel.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet aan derden.

• Uitvoering van een overeenkomst — voor accounts, toegang en het leveren van de dienst aan onze zakelijke klant.
• Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, misbruikpreventie en het goed laten werken van de dienst.
• Wettelijke verplichting — waar de wet ons tot bewaren of verstrekken verplicht.
• In opdracht van onze klant — voor de inhoud van adviestrajecten verwerken wij namens de zakelijke klant. De grondslag daarvoor bepaalt die klant; zie hoofdstuk 7.

Toestemming is bij ons dus zelden de grondslag. Het vinkje bij registratie betekent dat u de voorwaarden aanvaardt — het is geen toestemming voor gegevensverwerking.

AdvisorLoop is een zakelijke dienst. Onze klant is de adviesorganisatie. Die organisatie bepaalt wie een account krijgt, welke klantgegevens worden vastgelegd en aan wie vragenlijsten worden gestuurd. Individuele adviseurs en respondenten hebben geen eigen contract met ons.

Onze rol verschilt per soort verwerking. Dat onderscheid is belangrijk:

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de accounts van gebruikers, de contractrelatie met de zakelijke klant, facturatiegegevens en de beveiliging van het platform.
• Wij zijn verwerker voor de inhoud die een adviseur in AdvisorLoop zet: klantgegevens, contactpersonen, vragenlijstantwoorden, analyses en scangegevens. Daarvoor is de adviesorganisatie verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken uitsluitend in haar opdracht.

Bent u respondent en wilt u weten waarom u een vragenlijst ontvangt of wat er met uw antwoorden gebeurt? Richt u dan tot de adviesorganisatie die u benaderde. Wij helpen die organisatie daarbij desgevraagd.

Een adviseur stelt een vragenlijst samen en zet die uit bij een contactpersoon. Die persoon vult in via een persoonlijke link en hoeft daarvoor geen account aan te maken. De antwoorden komen terecht in het dossier van de betreffende klant en zijn zichtbaar voor de gebruikers van die organisatie, binnen de rollen die de organisatie zelf heeft ingesteld.

Gegevens van verschillende organisaties zijn van elkaar gescheiden. Een gebruiker ziet uitsluitend de gegevens van de organisaties waarvan hij of zij lid is.

AdvisorLoop kan analyses en samenvattingen laten opstellen met behulp van AI. Daarbij wordt de inhoud van de betreffende vragenlijsten, trajecten of dossiers verwerkt.

• AI ondersteunt de adviseur; het neemt geen zelfstandig besluit over personen.
• Een adviseur beoordeelt de uitkomst altijd zelf voordat die wordt gebruikt.
• Wij geven geen garantie op de juistheid of volledigheid van AI-uitvoer.
• Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolg in de zin van artikel 22 AVG.

Voor het genereren van analyses maken wij gebruik van een AI-verwerkingsdienst. Deze draait binnen onze eigen omgeving en maakt voor de daadwerkelijke berekening gebruik van de infrastructuur van RunPod. De inhoud die u laat analyseren verlaat daarmee onze eigen servers. Zie ook hoofdstuk 10 en 11.

Wij schakelen andere partijen in om de dienst te kunnen leveren:

• Hostingpartij — voor de servers waarop AdvisorLoop en de database draaien.
• E-maildienst — voor het versturen van uitnodigingen, verificaties en wachtwoordherstel.
• RunPod — voor de rekenkracht achter AI-analyses, wanneer u een analyse laat genereren.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen dan die welke nodig zijn om de dienst te leveren, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Bij het gebruik van AI-analyses kan verwerking plaatsvinden op infrastructuur die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt. Wij zijn bezig de exacte regio en de bijbehorende waarborgen vast te leggen en zullen deze verklaring daarop aanvullen zodra dat is afgerond.

Verwerkt u gegevens waarvan doorgifte buiten de EER voor u niet aanvaardbaar is? Gebruik de AI-functies dan niet, of neem contact met ons op via privacy@loopgroup.nl om de mogelijkheden te bespreken.

Wij plaatsen uitsluitend noodzakelijke cookies voor het aanmelden en beveiligen van uw sessie. Wij gebruiken geen analytics-, advertentie- of trackingcookies. Daarnaast bewaart AdvisorLoop een paar functionele gegevens in uw browser, zoals de organisatie waarin u werkt.

In onze cookieverklaring staat precies wat er wordt geplaatst en waarom.

Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen. Concreet betekent dat onder meer:

• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, nooit leesbaar.
• Aanmeldgegevens gaan via beveiligde cookies die niet door scripts te lezen zijn.
• Verkeer met de dienst verloopt versleuteld via HTTPS.
• Gegevens van verschillende organisaties zijn van elkaar gescheiden.
• Toegang binnen een organisatie verloopt via rollen met verschillende bevoegdheden.

Geen enkele dienst is volledig risicovrij. Wij beloven daarom geen absolute veiligheid, maar wel dat wij beveiliging serieus nemen en incidenten onderzoeken. Ziet u een kwetsbaarheid? Meld het via security@loopgroup.nl.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Omdat de inhoud van adviestrajecten van onze zakelijke klant is, hanteren wij objectieve criteria in plaats van vaste termijnen:

• Accountgegevens: zolang het account bestaat en de organisatie van de dienst gebruikmaakt.
• Inhoud van trajecten, vragenlijsten en analyses: zolang de zakelijke klant deze bewaart. De klant kan gegevens zelf verwijderen.
• Uitnodigingen: deze verlopen na zeven dagen en verliezen dan hun geldigheid.
• Logboeken voor beveiliging en storingsonderzoek: zolang dat voor dat doel nodig is.

Wij hebben op dit moment geen geautomatiseerde opschoning die gegevens na een vaste periode verwijdert. Wij zeggen dat liever eerlijk dan dat wij een termijn noemen die wij technisch niet waarmaken. Verwijderen op verzoek is wel mogelijk; zie hoofdstuk 15.

U heeft op grond van de AVG onder meer recht op:

• Inzage in de gegevens die van u worden verwerkt.
• Rectificatie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van gegevens, voor zover er geen reden is die bewaring vereist.
• Beperking van de verwerking.
• Overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft aangeleverd.
• Bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming, wanneer toestemming de grondslag was.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij namens een adviesorganisatie verwerken, dan verwijzen wij u naar die organisatie — zij bepaalt wat er met die gegevens gebeurt. Wij ondersteunen haar daarbij. Voor onze eigen verwerkingen kunt u rechtstreeks terecht via privacy@loopgroup.nl. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn van één maand.

Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via privacy@loopgroup.nl, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst verandert of wanneer wij aanvullende informatie kunnen bevestigen, bijvoorbeeld over regio’s en waarborgen bij AI-verwerking. Bovenaan deze pagina staat de versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers actief.

Vragen over deze verklaring of over uw gegevens? Mail ons via privacy@loopgroup.nl. Voor beveiligingsmeldingen gebruikt u security@loopgroup.nl.